--maak zelf een professionele mailing die werkt--

Data entry en Back office oplossingen.

Data entry is de handmatige invoer van handgeschreven of gedrukte gegevens uit brondocumenten. Neem de data entry serieus. Als de input van informatie gebreken vertoont, dan heeft dat problemen in de output tot gevolg. Met als uiterste consequentie dat u klanten of leads misloopt.

Verwacht u dat het invoeren van response gegevens uw organisatie teveel belast? Bijvoorbeeld door een formulier met veel gegevens. Besteed de data entry dan uit aan back office of fulfilment organisatie. Dit is vaak goedkoper dan u denkt.

Verwacht u dat de response in zijn totaal wel meevalt en gebruikt u bijvoorbeeld een antwoordkaart. Zelf verwerken is dan wellicht een optie. Met een beetje kennis van Excel kunt u zelf uw back office inrichten.

Hieronder volgen tips om op basis van uw adressenbestand de response op uw direct mail actie te verwerken met Excel 2003 en verder. Onder aan de pagina kunt u een voorbeeld van een verwerkingsbestand downloaden.


Data entry met Excel.

  • Reeksen.
    U kunt in Excel reeksen automatisch laten invullen: u typt in Excel de eerste cel (A1) bijvoorbeeld '100', in de tweede (A2) '101' en vervolgens laat u Excel de lijst compleet maken. Selecteer hiervoor beide cellen en pak de punt rechts onderin de geselecteerde cellen. Sleep nu verder omlaag en de reeks wordt aangevuld. Dit is tijdbesparend. Het werkt ook met datums, dagen en maanden. Horizontaal reeksen maken kan ook.

    Als u alleen weekdagen in uw reeks wilt, klik dan bij het slepen op het icoontje dat rechts van de cursor verschijnt. Selecteer in het dialoogscherm Weekdagen doorvoeren.

    Plaats reeksen die u vaak gebruikt, bijvoorbeeld een lijst productnamen, in een aangepaste lijst. Ga hiervoor in Excel naar het menu Extra, kies opties en selecteer het tabblad Aangepaste lijst. Klik daarna op Toevoegen of haal via de knop Importeren een bestaande reeks uit een werkblad.

  • Koppelingen naar externe bestanden.
    In Excel kunt u een zogenaamde hyperlink invoegen. Deze kan verwijzen naar een bestand op uw computer of netwerk. Mogelijke voorbeelden zijn rekeningen, bestelformulieren en gevoerde correspondentie. Ga op de gewenste cel staan en kies voor het menu invoeren. Kies dan voor Hyperlink invoegen. U kunt ook naar bestanden op internet verwijzen of naar een plek in hetzelfde bestand.

  • Werkbladen gebruiken.
    Maak voor de data entry altijd gebruik van een ander werkblad dan het adressenbestand. Dit gaat gemakkelijk door informatie uit kolomen van het werkblad adressen weer te geven in het werkblad response. Ga in de eerste cel staan van de kolom die u wilt vullen in het werkblad response. Maak in de formulebalk een verwijzing naar het werkblad adressen en bijvoorbeeld cel A1. De formule luidt: =(adressen!A1). U kunt deze formule kopiëren naar de onderliggende cellen.

Sorteren met Excel.

  • Wees voorzichtig met sorteren.
    Kijk uit dat u bij het sorteren van data, alle velden en kolommen selecteert. Doet u dit niet dan wordt de niet geselecteerde data niet gesorteerd en verschuift die ten opzichte van de rest van de regels. Dit ruïneert uw informatie en maakt het bestand waardeloos.

  • Een ID cel gebruiken.
    Gebruik een kolom voor een identificatienummer. Gebruik bij voorkeur het volgnummer dat u op de antwoordmogelijkheid hebt gedrukt. Dit vergemakkelijkt het zoeken en sorteren. Met een ID cel kunt u altijd uw data weer naar de oude situatie terugsorteren.

Lijsten maken met Excel.

  • Een invoerlijst maken.
    Om invoerfouten te voorkomen kunt u op basis van een legenda een invoerlijst maken. Maak hiervoor een legenda van de antwoordmogelijkheden in een aantal willekeurige cellen onder elkaar. Selecteer nu de cellen. Deze gaat u gebruiken voor de invoerlijst. Klik op het menu Data en kies voor Valideren. Kies in het werkblad Instellingen voor Lijst. Selecteer bij Bron de cellen waarin uw legenda staat. Nu kunt u, met behulp van een drop-down menu, de geselecteerde cellen vullen.
    Als u onderstaand bestand download, dan ziet u in het werkblad "segmentaties" het resultaat.


Opmaak van uw direct mail bestand.

  • Kleuren.
    Maak gebruik van kleuren om de gegevens te groeperen. Denk ook aan tekstkleur. Kies altijd voor een donker-licht combinatie. Ook kunt u de kleur van de tabs van de Excel werkbladen aanpassen. Klik met rechts op de tab en kies in het menu dat verschijnt voor Tabkleur. Maak onderin het werkblad een legenda waarin u de definities van de kleuren weergeeft.

  • Omlijnen.
    Excel heeft een speciaal werkbalk om snel een kader om een of meerdere cellen heen te plaatsen. Deze heet Randopmaak. Selecteer de cel of cellen en als u vervolgens op de knop Randopmaak klikt, verschijnt er een menu waar u een keuze kunt maken voor de gewenste opmaak.

Download hier het voorbeeld adressenbestand.