Adresgegevens en structuur in een zakelijke mailing.
Stel u zelf de vraag hoeveel alinea's de tekst wordt. Gebruik drie alinea's
als het onderwerp in één alinea past. Gebruik vier alinea's als u het
onderwerp kunt opdelen in twee alinea's (de twee middelste).
Vetgedrukte alinea koppen werken goed om snel de tekst
te kunnen scannen. Als u vetgedrukte alinea koppen gebruikt, maak deze
dan kleiner dan de titel van de mailing.
Eerste alinea.
Uw eerste alinea is zeer belangrijk. Tijdens het lezen van de eerste regel bepaalt de lezer of hij verder leest. Begin daarom met een pakkende openingszin. Probeer de lezer direct het gevoel te geven onderdeel te zijn van iets waar hij zin in heeft. Kom in de eerste alinea snel tot de kern en beschrijf kort de aanleiding van dit schrijven. Als u een cadeautje meestuurt is het goed om hier naar te verwijzen.
Tweede alinea.
Deze alinea gaat u gebruiken om het onderwerp uitvoeriger te beschrijven.
U kunt ook kiezen om deze alinea op te delen in twee kleinere alinea's.
Gebruik de eerste voor het hoofdonderwerp en de tweede voor het subonderwerp.
In deze alinea geeft u aanvullende informatie op hetgeen u hebt aangestipt
in de eerste alinea's. Beargumenteer uw meningen met
feiten en cijfers maar vermijd langdradige beschouwingen. Gebruik een
voorbeeld om uw punt toe te lichten.
Formuleer in deze alinea uw USP's (Unique Selling Points).
Laatste alinea.
Geef in deze alinea een korte samenvatting en geef een reden om te reageren. Bied een attentie of een korting aan bij snel reageren. Doe niet moeilijk als een reactie net buiten de termijn valt. Geef verder aan hoe mensen kunnen reageren. Doe een oproep om te reageren. Wijs de ontvangers op de meegestuurde antwoordkaart of andere bijlagen.
Probeer de alinea's te eindigen met een vraag. Dit nodigt de lezer uit om verder te lezen. Een ander tip is om de lezer in een "ja-ritme" te krijgen. Stel daarom in de brief uitsluitend vragen die hij alleen maar met ja kan beantwoorden. Grote kans dat hij de laatste vraag, waarin u om een reactie vraagt, ook met ja beantwoord.
Titel.
Geef uw mailing een titel mee. De titel is een krachtige samenvatting van de mailing. Gebruik in de titel in ieder geval één van de bovengenoemde signaalwoorden. Maak een titel nooit langer dan één regel en maak de titel vet. Spreek de ontvanger in de titel direct aan. Een goede titel is bijvoorbeeld: "Bespaar 100 euro en ontvang gratis een dvd recorder." Of: "Leer in onze exclusieve workshop hoe u op uw mailingkosten bespaart."
Datum en plaatsnaam.
Schrijf de datum en de plaatsnaam voluit. Zoals: Amstelveen, 19 december 2006. Deze zin mag u zowel links als rechts uitlijnen en plaatst u bij voorkeur onder de titel.
PS.
Maak gebruik van de PS. Uit onderzoek is gebleken dat, na de titel, de PS vaak als eerste gelezen wordt. Verzin een pakkende PS die de boodschap kort samenvat. Gebruik de PS niet om nog extra informatie over uw product weer te geven. Herhaal bijvoorbeeld het sterkste argument nog eens in iets andere bewoording.
Afzendergegevens.
Vermeld altijd in de brief uw volledige bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer (eventueel met doorkiesnummer) en de naam van de afzender. Voor extra betrouwbaarheid vermijdt u liever het gebruik van een postbusnummer. De afzendergegevens staan bij voorkeur rechts bovenin, samen met het bedrijfslogo.
Adresgegevens. Wat is juist?
Als u een vensterenvelop gebruikt (en dat is aan te raden) dan is de adressering op de brief belangrijk. Het bepalen van de juiste positie voor de adresgegevens is een kwestie van testen, aanpassen en nog eens testen.
Adresseer als volgt:
Whisky Groothandel Hoogland B.V.
T.a.v. mevrouw prof. dr. A.P. van der Meer
Laaglandweg 18
1050 ZG AMSTERDAM
Als u het juiste achtervoegsel van het bedrijf weet, gebruik dat dan.
Let wel op: de notatie B.V. en N.V. zijn met hoofdletters terwijl v.o.f.
met kleine letters is. Gebruik punten tussen de letters van een afkorting.
Schrijf T.a.v. met een hoofdletter en spreek de contactpersoon aan met
"mevrouw" of "heer". De positie van de titulatuur is afhankelijk van de
titel. Drs., dr., ir., MA. en hoger komen achter de geslachtsaanduiding.
De titels ing., bc., komen achter de achternaam. Als de ontvanger meerdere
titels heeft begin dan met de hoogste.
Plaats een punt na iedere voorletter of voorlettercombinatie.
Tussenvoegsels van de achternaam als "de" en "van der" worden in de T.a.v. regel voluit geschreven.
Laat tussen de postcode en plaatsnaam twee spaties en vermeld de plaatsnaam in hoofdletters.
Ondertekening.
Begin de ondertekening met een groet en combineer deze eventueel met een laatste oproep. De klassieker: "Met vriendelijke groet," werkt nog steeds prima. Een combinatie kan ook: "Met vriendelijke groet en veel leesplezier,".
Het allerbeste is om als afzender iedere mailing te ondertekenen. Bij een kleine mailing gaat dat wat makkelijker dan bij een grote. Gebruik voor de ondertekening altijd een blauwe pen. Kijk uit dat u de handtekening niet door de PS of uw naam zet.
Als u kiest voor een automatische handtekening plak dan elektronisch een plaatje van uw handtekening (in blauw) in de brief. Test van te voren hoe dit er in print uit gaat zien. Pas het plaatje van uw handtekening aan als deze heel wazig wordt. Gedrukte publicaties vereisen een hogere resolutie dan beeldscherm weergave. Een resolutie van 300 of hoger zal het probleem oplossen. Vermijd bij de ondertekening i/o's (in opdracht). Dit staat erg onpersoonlijk.
Vermeld onder de handtekening de naam van de volledige naam van de afzender. Dit geeft een extra persoonlijk tintje mee aan uw mailing. Ook de functie van de afzender werkt hieraan mee. Als u briefpapier gebruikt (en dat is sterk aan te raden) hoeft u de naam van uw bedrijf niet te noemen.
Ga verder naar: het AIDA model gebruiken.